חוקים שונים קובעים כיצד עסקים וחברות צריכים לנהל את החשבונות שלהם ובהם חוק העמותות, פקודת מס הכנסה והתקנות וחוק החברות, אך לרוב מתנהלים על פי פקודת מס הכנסה שמסדיר את הנהלת החשבונות בעסקים לפי קריטריונים שונים שנקבעו בחוק. החוק קובע איך עסקים צריכים לנהל את החשבונות שלהם, וכשמדובר על עסקים וחברות גדולים במיוחד, החוק מטיל עליהם חובה לנהל הנהלת חשבונות כפולה באמצעות תוכנה ייעודית, מה זה בדיוק אומר ואיך זה עובד בפועל? כדאי להמשיך לקרוא.
מהי הנהלת חשבונות כפולה?
הנהלת החשבונות הכפולה הנה הנהלת חשבונות מלאה ובה נרשמות כלל הפעולות הפיננסיות בחברה או בעסק. המטרה העיקרית שלה היא לספק תמונת מצב של העסק – כל ההכנסות וההוצאות, הנכסים וגם ההתחייבויות של העסק. הנהלת החשבונות הכפולה שונה מהנהלת החשבונות הרגילה אותה עסקים בינוניים וקטנים מכירים בה רושמים בעיקר את ההכנסות וההוצאות של העסק כדי לתת את תמונת המצב שלהם בלבד. בגדול ניתן לומר שעסקים קטנים ובינוניים חייבים בביצוע הנהלת חשבונות חד צדית – רגילה, ועסקים גדולים וחברות חייבים בהנהלת החשבונות הכפולה.
כיצד נקבע איזה סוג ספרים עסק צריך לנהל?
החוק קובע איזה סוג ספרים עסק או חברה צריכים לנהל. הקריטריונים מגוונים וכוללים את היקף מחזור העסקאות ואת כמות העובדים, החוק גם קובע האם עסק חייב בהנהלת חשבונות חד צדית או הנהלת חשבונות כפולה וגם אילו ספרים העסק צריך לנהל. למשל, יש עסקים המחויבים לנהל ספרי אורחים, ספר סחר, ספר תיווך, חשבוניות מס, קבלות ועוד.
כיצד הנהלת החשבונות הכפולה מתבצעת בפועל?
המידע בהנהלת החשבונות רב ומפורט במיוחד. בהנהלת החשבונות הכפולה תמיד נכתוב את שני צדי העסקה – מי הזכאי בעסקה ומי החייב בה, כיצד מתבצע התשלום, מהי מהות התשלום, מיהם הספקים, הבנקים, אילו הכנסות היו ואילו הוצאות ואפילו כותבים את התשלומים שעוד לא בוצעו. כל הפעולות הללו נקראות יחד פקודות יומן ואלה מתכנסות כולן יחד לדו"ח אחד שנקרא דו"ח רווח והפסד שמחשב כמה החברה הרוויחה וכמה היא הפסידה.
מדוע עושים זאת? כי ככל שהחברה יותר גדולה, כך גדל הפוטנציאל לאיבוד נתונים, לכן נדרש ממנה לנהל יומן מפורט על חשבונות החברה וזאת כדי להבטיח שבכל עת תהיה מודעות מלאה למצבה. התיעוד ברזולוציות כל כך מדויקות מסייע למנוע טעויות שיכולות להיות הרות גורל עבור חברה. עוד סיבה לביצוע הנהלת חשבונות בדרך זו הנה משום שרשות המיסים רוצה להיות בבקרה מלאה גם כן על כל ההכנסות וההוצאות של החברה.
איך מבצעים את הנהלת החשבונות הכפולה בפועל?
את הנהלת החשבונות ארגונים גדולים וחברות בדרך כלל מנהלים מתוך החברה עצמה, על ידי בעלי המקצוע המתאימים לכך, לעיתים קרובות בתור עובדי חברה לכל דבר. במקרים כאלו עדיין תהיה חובת ביקורת של רואה חשבון חיצוני שיאשר את הדו"חות המופקים מתוך החברה. מדובר על שפה חשבונאית שלמה שיש להעביר אותה כדי לנהל אותה באופן עצמאי, אך בהחלט ניתן לעשות זאת עם התוכנות המתאימות. מדובר על עבודה מורכבת שמצריכה הרבה חישובים, דיוק ובקרה, זאת כדי להבטיח שהדו"חות הנם שלמים ומדויקים, גם עבור החברה עצמה אך גם עבור הגופים המפקחים, לדוגמה מס הכנסה.