עד לפני כמה שנים כלל לא הכרנו את האפשרות של חתימה מרחוק, ולמעשה עבור כל שירות של חתימה היינו צריכים לפגוש נציג, שליח או להגיע למקום כלשהו כדי לחתום. היום, עם התפתחות הטכנולוגיה, ניתן לחתום על מסמכים מרחוק במגוון רחב של תחומים, למעשה בניית טופס חכם משמשת כמעט כל ארגון וגוף שמכבדים את עצמם ואת הלקוחות שלהם. אז איך זה בדיוק עובד ובאילו טפסים ניתן להשתמש לחתימה מרחוק?
על אילו טפסים ניתן לחתום מרחוק?
כיום ניתן לחתום כמעט על כל טופס מרחוק, למעשה, ניתן ליצור כמעט כל סוג של טופס חכם ועל פי הצרכים המשתנים של העסק. למשל, ניתן ליצור טופס חכם של סקר שביעות רצון, עם אפשרות לשאלון אמריקאי בשילוב עם מקום להערות או תשובות ידניות. ניתן לסקור האם ילדים נהנו מחוג התל"ן השנה בבית הספר, ניתן להירשם לקייטנה, למלא הצהרת בריאות שנתית, לחתום על הלוואה מהבנק ולחתום על הסכמים שונים הקשורים לרכישות של מוצרים.
כיצד בונים טופס חכם?
אם בעבר בניית טופס חכם הייתה נגישה רק לתאגידים גדולים במיוחד או לבנקים, היום היא נגישה לכולם. כל אחד ואחת יכולים עם ידע בסיסי בהפעלת טלפון חכם ומחשב ליצור לעצמם טופס באמצעות אתרים ואפליקציות המתמחים בכך. למעשה, ניתן לקחת תבנית קיימת של טופס חכם ולהלביש עליה את הצרכים המדויקים של העסק. ניתן ליצור אזורי חובה שבלי מסירת הפרטים בהם לא ניתן להתקדם בהגשת המסמך הדיגיטלי, והחתימה שמתקבלת קבילה מבחינה משפטית שכן היא נעשתה מהטלפון או מהמחשב של המשתמש ששלח אותה.
כאשר מתקבל מסמך עם חתימה מרחוק בעסק, הוא מקוטלג דיגיטלית באופן מיידי למקום אליו הוא משויך. לאחר מכן ניתן בקלות לשלוף אותו בעת הצורך והדבר חוסך כוח אדם ועלויות.
כיצד טופס חכם נתפס בעיני הלקוחות?
אנו חיים בעידן בו הלקוחות מצפים לקבל שירות דיגיטלי בכל. אנשים כבר לא רוצים ללכת לעמוד בתור בשום מקום, הם מודעים לאפשרויות הטכנולוגיות השונות וסביר להניח שכבר נתקלו בהן באופן כזה או אחר בשנים האחרונות. מסיבה זו בעיקר הם שמחים לקבל את השירות מעסק, לא משנה מה גודלו ובאיזה תחום הוא נמצא. ברגע שעסק חוסך ללקוח שלו טרחה בכך שהוא מספק לו שירות דיגיטלי ומתקדם, הוא קודם כל מוכיח ללקוח שהוא מתחשב בו, אך בכך הוא גם משדר קדמה, התמצאות, התחשבות ויכולת לספק שירות מתבקש.
מהם יתרונות העסק שמציע טופס חכם ללקוחותיו?
עסק, ארגון, מוסד או חברה שעושים שימוש בטפסים דיגיטליים לחתימה מרחוק קודם כל חוסכים לעצמם המון זמן – הלקוחות לא צריכים להגיע אליהם פיזית, לא צריך לנהל שיחות טלפון, אין צורך בהוצאות על שליחים וגם אין סיבה שמישהו יתעסק עם ניירת רבה. במיוחד כאשר מדובר על טפסים רבים, החתימה מרחוק משפרת לאין ערוך את ההתנהלות הפנים עסקית. כמו כן, בכל בניית טופס חכם ניתן להטמיע מראש את הקטלוג ובכך ליהנות מסדר אוטומטי של ניירת העסק, אך יותר מכך – את מציאת הטפסים במהירות במידת הצורך. בנוסף, הטפסים הדיגיטליים מאפשרים שליחה מהירה שלהם לכל מקום ובכל זמן.